2020冬至小组第一次会议记录

闫慧彤

2020冬至小组第一次会议

时间：2020年11月29日21:00-21:50

地点：线上

到会人员:中洪西执委会全体以及20级新干事

会议要点：1、明确各小组个人分工及ddl

                2、熟悉晚会具体流程

会议内容：

一、关于冬至晚会的简单介绍

二、各小组负责人阐述部门职能和小组内个人分工

总负责：闫慧彤

秘书组负责人：金婉新

宣传组负责人：王璟琨

外联组负责人：李鹤林

会议明确了所有冬至小组成员的负责任务及截止日期，并由各组负责人加以阐述（具体内容见策划）

对自己任务有疑问的干事和冬至小组成员进行了现场提问

三、介绍冬至晚会活动流程及现场所需人员任务

晚会活动流程的详细介绍，具体内容见策划

四、会议总结与提问

布置任务:外联、宣传、秘书小组，每组至少出一份冬至晚会主题方案，于12.1 12:00前交由总负责审核

一楼：2020冬至小组第一次会议记录

二楼：2020冬至晚会策划案

三楼：2020冬至小组第二次会议记录

闫慧彤

山大车协2020

冬

至

晚

会

策划案

2020中西洪执委会

2020.11.20

一、 前期准备

前期准备
部门	准备内容	开始时间	截止时间	备注	主负责人
执 行 团 、 总 部	策划案	11.18	11.24	洪楼负责	闫慧彤
	招纳干事暨冬至小组	11.20	11.27晚（周五） 最晚11.28晚确定各校区新干事名单	论坛招纳、提交干事申请书、(纳新干事自动归为冬至小组成员，实践部等其他部门进入外联、组)	各校区执行秘书
	第一次冬至小组会议（线上）	11.29（周日）	11.29	分配各部门任务、着手开始准备	会长或副会长、闫慧彤、各部门总负责人
	邀请体院团委书记、指导老师、团委老师、体院学生会以及校学生会相关负责人同学	12.9（周三）	12.20	重新设计邀请函，由宣传部设计——刘圣洁	会长、团支书、杨昊
	邀请其他社团同学参会、表演	12.9（周三）	12.13（周日）	表演节目和联谊分开处理、优先十佳社团、能表演节目的邀请表演人员和1-2名主要负责人、没有节目的只邀请1-2名主要负责人	团支书、闫慧彤
	各校区执行组织拍摄祝福视频	12.3（周四）	12.13（周日）	拍好后发给宣传组负责人	各校区执行
	各校区执行组织绘制冬至海报	12.3（周四）	12.15（周二）	绘制完成后交给当天能提前到场布置的各校区干事	各校区执行
	督促报名工作	12.7	12.11		总秘、金婉新
	督促宣传工作	12.2	12.20		总宣
	物资汇总	12.14	12.17	对所有物资进行汇总和统计，包括宣传海报、签名墙、纪念品、各种奖品、以及食材器材等	李鹤林
	会场确定和考察会场	11.25（周三）	12.6（周日）	确定会场，与商家商议好使用时间，是否能提前布置，扫尾工作由谁负责，各种器材的租借，以及费用商讨	闫慧彤、李鹤林、王子琪
	审核节目【需整合各个节目PPT（一两张即可）进行】	12.13（周日）	12.13	地点中心，具体时间待定	各校区执行
	安排现场所有项目的负责人员	12.14（周一）	12.16（周三）	责任细分，确保现场人员知道自己的具体任务	金婉新、王子琪
	分配每桌成员+发到冬至晚会群	12.11	12.15（周二）	根据报名会员要求进行分组，如清真、吃辣	金婉新、闫慧彤
	带领各校区的会员到达指定集合	12.20	12.20	有序组织、时间相错	各校区执行
宣传小组	两幅冬至对联	11.29（周日） 11.29（周日）	12.7（周一） 12.7（周一）	内容自定 与主题相关	黄珈莉	组长 王璟琨
	设计签名墙			用于会员签名、粘贴海报，需配车协公众号二维码、弹幕二维码（微信上墙）	黄顺安
	设计宣传海报			1. 各校区分宣协同小秘组织会员制作手工版海报（每校区一张）	分宣收集
	设计冬至纪念品			宣传部决定纪念品形式，人手一份。	宋书扉
	设计冬至小组特别纪念品			冬至小组成员人手一份	宋书扉
	设计饺子赛奖品			形式由宣传部自定	杨志恒
	微信上墙抽奖和幸运饺子奖	11.29	12.7
	及时决定纪念品形式并与外联沟通，花费注意与预算接近
	晚会节目单设计	12.7（周一）	12.15（周二）	1.逐一核对有无错别字、错漏项 2.涵盖晚会基本环节，要求制作人熟悉晚会流程 3.设计有条理，可按照节目分类设计	黄顺安
	晚会总PPT	11.29	12.16（周三）	1.按照节目单设计，注意涵盖晚会每个环节，如有疑问及时提出 2.关于抽奖等具体环节提前跟主持人、总负责沟通好 3.每个节目的负责人负责自己节目所需的PPT，做好汇总工作即可	禹文笛
	冬至当天暖场视频的剪辑制作	11.30（周一）	12.17（周四）	汇总并编辑所有视频，包括各校区、老会员、暖场视频等，可以再加上往年冬至午会盛况等	岳晟
	QQ、微信、微博推文的制作	11.25（周三）	12.17（周四）	主要是前期的宣传推文以及后期的总结推文	张安怡
	微信上墙			需要用到饭店或租借的投影，使用微信公众号发送类似弹幕的东西，需要使用个人账户进行注册	禹文笛
外联 小组	统计往年遗留物资	11.30	12.15（周二）	根据遗留物资确定以下物资的具体购买数目	李鹤林
	拉赞助		12.20	团委赞助、移动赞助、美利达赞助	杨昊、李鹤林、董蕊	组长 李鹤林、王子琪
	彩色记号笔/荧光笔（5支）+宽胶带若干		12.16	若往年有遗留就不用重新买，跟各校区执行做好沟通	赵尚祁
	联系场地		12.6	1.尽快搞定，优先考虑校内场所和曾经去过的酒店 2.容纳250人左右，有较大的舞台，音响设备（2个音箱），投影仪（2台）、话筒、网络；并确认多个点的厕所、洗手处等 3.找场地时提前找好停车点，避免混乱	李鹤林、王子琪
	租借电脑、投影仪、投影幕布等		12.16		李卓宸
	饺子馅、皮的联系，调料的准备，盘子、筷子、荧光棒的提前准备（提前按桌的人数分好）		12.16	数量待定	王子瑶、王子建
	糖、小零食、水果		12.16		彭子蕊
	联系店家提供每桌盛放煮熟饺子的器具+餐巾纸+热水		12.16	数量待定	李鹤林、王子琪
	采购桌布		12.16	一次性的即可（若饭店提供，则不考虑购买
	找到能提供速冻水饺或者手工水饺的店铺		12.16	数量待定	彭子蕊、王子建
	主持人服装租借		12.17	待主持人确定后进行	赵尚祁
	奖品准备		12.16	1.用作饺子计时赛的奖品（40件） 2.锦鲤礼品（论坛） 3.体训全勤奖品 4.冬至小组特别纪念品 5.冬至晚会纪念品 6.微信上墙抽奖将奖品 7.幸运饺子奖	周子杰、伊子轩、庄奎懋
	引导员绶带		12.16	视引导员人数而定，三到四条	赵尚祁
秘书小组	会员报名	12.7（周一） 上午九点	12.11（周五） 晚上10点	12.12上午统计好名单、按校区和新老会员分、是否清真分名单。 1.秘书小组设计报名吧格式内容（内容包括“校区+是否会包饺子+是否清真、是否有饮食禁忌+其他要求”等，务必完善） 2.编辑报名通知，待审核无遗漏后发给各校区小秘 3.7号9:00报名开始，11号晚上22：00报名截止。 4．各校区小秘根据实际情况标注饮食禁忌（尤其是在报名吧上未表明的清真情况） 5、总秘负责审核报名吧内容	金婉新	组长 金婉新
	节目征集和审核	12.7（周一）	12.11中午12:00（周五）	12.12号中午12:00前统计好节目、13号安排排练和审核 1.个人、团体皆可，表演形式不限，但要考虑到设备有限。 2.12.12前将表演者及其联系方式、表演内容发给总负责，并且每个节目有一个指定负责人，每个校区至少一个节目 3.秘书组组长制作征集节目公告，之后下发各校区小秘，统一发公告。 各校区小秘在体训、群里可鼓励引导报名晚会并征集节目	节目收集: 南新陈超军： 洪楼：胡绍江 软园：李岩 西校：林听雨 中心：田成冉 审核：刘亚卓、闫慧彤、杨铮

	主持人招募	12.7	12.11（周五）	1.各校区小秘发公告进行主持人招募，若报名人数过多则进行审核 2.对主持人的控场能力，临场应变能力，撰稿能力有一定要求	审核:刘亚卓、杨铮、闫慧彤
	问候老会员	12.14	12.22	以电子邮件或者电子贺卡的形式发出问候和邀请（仅向不能到场的老会员发送），视情况、整理名单和联系方式、统一发送	张淑雯、孙佳惠
	统计各校区全勤人数和名单，向外联反馈便于准备奖品		12.13		各校区秘书
	打印桌号、节目单等		12.16	桌号张贴在桌子上	王植建
	统计报名费用、上交总密		12.16	收取多少报名费暂时待定	高正翔
	标桌号纸的准备		12.16	25张应急	王植建
				备注：12.7日开始，公告较多，要合理安排公告顺序，整理公告内容，避免内容遗漏和重复
主持人（4人）	负责主持稿撰写	12.10	12.16	熟悉晚会流程、及时与总负责和其他主持沟通
团支书	节目审核场地申请		12.13（周日）		胡慧婷
	联系车协指导老师、体院书记等		12.7
会长	联系不在校老会员，拍一段祝福视频发回来				时君一
	邀请一部分老会员
总策划	统筹前期准备工作和晚会现场相关事宜			1.与小组组长做好沟通 2.及时根据进度催ddl	闫慧彤
	论坛锦鲤抽奖发帖	12.8（周二）	12.18日19：00	1.12.18日20:30开奖，根据楼数抽签决定一名锦鲤获得全部奖品 2.开奖后由各校区执行收集本校区奖品，交由锦鲤所在校区执行发放，务必落实
冬至筹办小组	第一次会议（线上）	11.29（周日）晚20:30-21:30		地点：宿舍	具体时间地点可能会有变动
	第二次会议（线上）	12.17 晚21:30		地点：宿舍
			备注：1.冬至晚会由洪楼主办、中西协办、故所有中洪西执委会成员都将自动归为冬至小组，会负责具体任务，同时负责本校区相关秘书、宣传、外联事务的管理（实践自动归为外联组，所有执行负责本校区冬至总事务） 2.各校区执委会成员要密切关注本校区干事及冬至小组成员的任务完成情况，根据ddl及时询问进度，并向秘书、外联、宣传、总负责汇报 3.落实责任到人的原则，总负责将会把任务单独详细地发送至小组的负责人，每个小组的负责人则要分好执委会成员和冬至小组成员的具体任务，每个人要提高办事效率，做好自己的分内工作

二．晚会现场分工安排

一、会前准备（16：00前）

1、搬运物资

13：00所有能提前到达的干事到达中心地库搬运物资，14：00前物资搬运至酒店会场。总外联清点物资是否齐全。

2、布置会场（14：00—16：00）

14：00左右开始布置会场

贴签名墙（会场进门处右手边玻璃墙上）、贴桌号（每桌桌面）：王植建、陈超军

贴拉花、气球、海报（只能贴到酒店玻璃上）：林听雨、杨铮、徐慧娟

按照分桌表人数给每桌提前分放纪念品（钥匙扣）、零食和小托盘：董蕊、李鹤林

给每桌分放纸巾、调料：张安怡、王子琪

由总外联、总负责于15：50前最终检查物资是否摆放齐全。

农贸市场采购小队（如橘子、蒜等）：彭子蕊、李岩、王璟琨

饺子搬运小队（运送60斤包饺子原料和1斤成品素馅饺子到会场）：高正翔、李卓宸、王子建、汪戎、田成冉、刘圣洁

16：00左右给每桌分发饺子皮和馅：赵尚祁、周子杰、伊子轩

3、走场（14：00—16：00）

主持人：孙嘉伟、庄奎懋、吴海燕、布潇然（带主持手卡）

舞台大屏控制：黄顺安、胡绍江（带电脑、U盘）

务必把ppt和主持人串场词过一遍，对不上的或者ppt播放出现问题尽快解决。

要熟练操作弹幕墙。

二、晚会流程（16：00—21：00）

晚会中出现任何问题及时联系相应负责人——

舞台负责人、总负责：闫慧彤

饺子内场负责人：金婉新

饺子外场负责人：高正翔

舞台大屏与音响将全程由黄顺安、胡绍江控制。（全部视频、ppt、音频播放、弹幕墙）

摄影、摄像：王璟琨、杨铮

16：00—17：00：入场、签名、入座、暖场视频

场外引导（酒店外）：周子杰、伊子轩（拐角+门口）

场内引导：岳晟（大厅）、

王植建（签名引导“这边签名”）

陈超军（入座引导“xx桌在那里”并提醒“这边洗手”）

所有引导员有专属引导员绶带加持，场内引导员人手一张分桌表并需要提前熟悉洗手间方向方便指路。无特殊情况尽量不要出现位置没人的情况。

暖场视频播放（b站海量资源）

17：00—17：25：开场词、祝福视频播放

祝福视频播放之前主持人提醒还没有洗手的去洗手（入座之前已经提醒过，所以不再安排统一引导洗手），因为祝福视频环节过后包饺子环节就开始了。

依然在会场门口安排洗手引导员：王植建、陈超军

17：25—17：30：包饺子教学时间

各桌长负责安排教学，允许每桌在此时间段包两个饺子示范教学。

这两个饺子不计入包饺子计时赛成绩。

17：30—17：40：包饺子计时赛

各桌长负责计数，并把数目和图片发到桌长群里。

在计时结束后，各桌可以继续包剩余的饺子馅，但不计入比赛总数，桌长在比赛结束后应立即拍照并且清点，发至桌长群。

做三个幸运饺子：时君一

17：40—17：45：把包好的饺子运往场外饭店

在主持人引导下，各桌桌长安排一个人将饺子运送到场外饭店，并从场外饭店带回第一波饺子。

带路引导：王子琪（需要提前熟悉会场到饭店的路线）

每个送饺子的托盘都要在酒店大厅里经过保鲜膜覆盖：董蕊（路上车多，怕饺子蒙灰……）

跟随运饺子的人一起前往煮饺子点，在运饺子小队运送第二波成品饺子时负责看管第三波汤圆：董蕊

17：50左右成品饺子到达酒店大厅（第一波饺子）

接应：金婉新

给各桌上饺子、汤圆：周子杰、林听雨、张安怡、伊子轩

需要接应三波：一波成品肉饺子、一波成品素饺子和现场包的饺子、一波汤圆。

17：45—17：55老会员、会长致辞

18：00—20：30晚会节目时间

节目催场人员：彭子蕊、徐慧娟

晚会开始前十五分钟提醒开场舞节目做好准备，并根据节目单，在这个节目刚开始的时候就及时通知下一个节目做好准备。（催场通知方式多样，可直接QQ联系，也可通过分桌表找到节目负责人）

场务：赵尚祁、李岩（主要任务是支话筒架和给相声节目搬桌子、椅子，将奖品统一放置到立春桌）

最后环节：全勤奖、晚会抽奖奖品、幸运饺子奖品、包饺子比赛奖品将由王子琪、李鹤林负责分发，领奖点设在立春桌。

闫慧彤

2020冬至小组第二次会议

时间：2020年12月18日21:30-22:20

地点：线上

到会人员:冬至小组全体成员

会议要点：1、明确晚会个人分工
                2、明确晚会具体流程

会议内容：

一、晚会开始前布置工作

二、晚会过程中个人分工

舞台负责、总负责：闫慧彤

饺子内场负责人：金婉新

饺子外场负责人：高正翔

总PPT、总屏幕负责人：黄顺安、胡绍江

会议明确了所有冬至小组成员的负责任务，并由加以阐述（具体内容见晚会现场流程）

对自己任务有疑问的冬至小组成员进行了现场提问

三、介绍冬至晚会分桌表和桌长任务

四、会议总结与提问

李鹤林

预算
1.一次性桌布 30个30r
2.纸杯200ml 500只 40r
3.防疫物资：酒精喷雾30瓶246r，测温仪3个70r
4.音响：已向吉他协会借了一套，需再租一套1500r （根据酒店情况待定）
5.饺子 1250r
6.奖品：720r:  40个马克杯220r，钥匙扣等500（参照500个钥匙扣总计450元的价格）
7.签名墙100r
8.气球100个5r
9.对联2幅 3r
10.拉花20根，15r
11.煮饺子 150r
12.塑料碗480个，50r
13.一次性筷子、盘子、纸巾 （根据酒店情况定。如果酒店不能提供就自己买，筷子500根24.5元，纸巾25r）
总计：8500r（一套音响设备的租金待定，或许赞助商可出）

实际
纪念品和奖品
晚会纪念品：亚克力钥匙扣 190个，285元
冬至小组纪念品：胸章37枚，100元
包饺子比赛奖品：马克杯25个，204元
抽奖和幸运水饺：胖哥送的T恤5件
全勤奖：新老会衫7件，会费买新会衫315元
共904元

晚会场地物资
三角支架2个，41.8元
气球100只，3元
拉花10条，9.6元
引导员绶带6条，18.9元
场地音响大屏等设备，4500元
餐具300元
共4873.3元

食物
60斤肉馅成品，13元/斤
20斤素馅成品，12元/斤
60斤素馅和皮，12元/斤
共1730元（老板优惠10元）
58斤汤圆，共331元
煮饺子汤圆 共350元
调料86元
零食23斤，160元
小橘子256元
共2913元

餐桌物资
不锈钢大托盘20个，260元
保鲜膜，21.8元
小不锈钢盆40个，85.36元
塑料托盘20个，47元
一次性桌布20张，11元
小便当盒180个，204元
一次性酱料碟200个，9.4元
纸抽，13.4元
共651.96元

友情赞助费 800元