前期准备 | ||||||
部门 | 准备内容 | 开始时间 | 截止时间 | 备注 | 主负责人 | |
执 行 团 、 总 部 | 策划案 | 11.07 | 11.10 | 中心负责 | 王子建 | |
招纳干事暨冬至小组 | 11.10 | 11.19晚（周五） 确定各校区新干事名单 | 论坛招纳、提交干事申请书、(纳新干事自动归为冬至小组成员，实践部等其他部门进入外联、组) | 各校区执行秘书 | ||
第一次冬至小组会议（线上） | 11.21（周日） | 11.21 | 分配各部门任务、着手开始准备 | 会长或副会长、王子建、各部门总负责人 | ||
邀请体院团委书记、指导老师、团委老师、体院学生会以及校学生会相关负责人同学 | 12.01（周三） | 12.10 | 重新设计邀请函，由宣传部设计 | 会长、团支书、张安怡 | ||
邀请其他社团同学参会、表演 | 12.1（周三） | 12.10 | 表演节目和联谊分开处理、优先十佳社团、能表演节目的邀请表演人员和1-2名主要负责人、没有节目的只邀请1-2名主要负责人 | 团支书、王子建 | ||
各校区执行组织拍摄祝福视频 | 12.01（周三） | 12.10（周五） | 拍好后发给宣传组负责人 | 各校区执行 | ||
各校区执行组织绘制冬至海报 | 12.01（周三） | 12.10（周五） | 绘制完成后交给当天能提前到场布置的各校区干事 | 各校区执行 | ||
督促报名工作 | 12.06 | 12.10 | 赵尚祁（总秘）、王子建 | |||
督促宣传工作 | 12.01 | 12.19 | 张安怡（总外） | |||
物资汇总 | 12.14 | 12.17 | 对所有物资进行汇总和统计，包括宣传海报、签名墙、纪念品、各种奖品、以及食材器材等 | 张帅斌，田成冉，刘媛媛，张晓彤 | ||
会场确定和考察会场 | 11.22（周一） | 12.4（周六） | 确定会场，与商家商议好使用时间，是否能提前布置，扫尾工作由谁负责，各种器材的租借，以及费用商讨 | 王子建，张帅斌，田成冉 | ||
审核节目【需整合各个节目PPT（一两张即可）进行】 | 12.11/12（周六/日） | 12.11/12（周六/日） | 地点中心，具体时间待定 | 各校区执行 | ||
安排现场所有项目的负责人员 | 12.13（周一） | 12.15（周三） | 责任细分，确保现场人员知道自己的具体任务 | 王子建、庄元春 | ||
分配每桌成员+发到冬至晚会群 | 12.10 | 12.14（周二） | 根据报名会员要求进行分组，如清真、吃辣 | 赵尚祁（总秘） | ||
带领各校区的会员到达指定集合 | 12.19 | 12.19 | 有序组织、时间相错 | 各校区执行 | ||
宣传小组 | 两幅冬至对联 | 11.28（周日） 11.28（周日） | 12.6（周一） 12.6（周一） | 内容自定 | 组长 张安怡 | |
设计签名墙 | 用于会员签名、粘贴海报，需配车协公众号二维码、弹幕二维码（微信上墙） | |||||
设计宣传海报 | 1. 各校区分宣协同小秘组织会员制作手工版海报（每校区一张） 2. 宣传部制作电子版总海报 | |||||
设计冬至纪念品 | 宣传部决定纪念品形式，人手一份。 | |||||
设计冬至小组特别纪念品 | 冬至小组成员人手一份 | |||||
设计饺子赛奖品 | 形式由宣传部自定 | |||||
及时决定纪念品形式并与外联沟通，花费注意与预算接近 | ||||||
晚会节目单设计 | 12.6（周一） | 12.14（周二） | 1.逐一核对有无错别字、错漏项 2.涵盖晚会基本环节，要求制作人熟悉晚会流程 3.设计有条理，可按照节目分类设计 | |||
晚会总PPT | 11.28 | 12.15（周三） | 1.按照节目单设计，注意涵盖晚会每个环节，如有疑问及时提出 2.关于抽奖等具体环节提前跟主持人、总负责沟通好 3.每个节目的负责人负责自己节目所需的PPT，做好汇总工作即可 | |||
冬至当天暖场视频的剪辑制作 | 11.29（周一） | 12.16（周四） | 汇总并编辑所有视频，包括各校区、老会员、暖场视频等，可以再加上往年冬至午会盛况等（可找岳晟寻求素材） | |||
QQ、微信、微博推文的制作 | 11.24（周三） | 12.16（周四） | 主要是前期的宣传推文以及后期的总结推文 | |||
微信上墙 | 需要用到饭店或租借的投影，使用微信公众号发送类似弹幕的东西，需要使用个人账户进行注册 | |||||
外联 小组 | 统计往年遗留物资 | 11.29 | 12.14（周二） | 根据遗留物资确定以下物资的具体购买数目 | ||
拉赞助 | 12.19 | 团委赞助、联通赞助 | 组长 王子建、王秭芊 | |||
彩色记号笔/荧光笔（5支）+宽胶带若干 | 12.15 | 若往年有遗留就不用重新买，跟各校区执行做好沟通 | ||||
联系场地 | 12.05 | 1.尽快搞定，优先考虑校内场所和曾经去过的酒店 2.容纳250人左右，有较大的舞台，音响设备（2个音箱），投影仪（2台）、话筒、网络；并确认多个点的厕所、洗手处等 3.找场地时提前找好停车点，避免混乱 | ||||
饺子馅、皮的联系，调料的准备，盘子、筷子、荧光棒的提前准备（提前按桌的人数分好） | 12.15 | 数量待定 | ||||
联系店家提供每桌盛放煮熟饺子的器具+餐巾纸+热水 | 12.15 | 数量待定 | ||||
采购桌布 | 12.15 | 一次性的即可（若饭店提供，则不考虑购买 | ||||
找到能提供速冻水饺或者手工水饺的店铺 | 12.15 | 数量待定 | ||||
主持人服装租借 | 12.16 | 待主持人确定后进行 | ||||
奖品准备 | 12.15 | 1.用作饺子计时赛的奖品（40件） 2.锦鲤礼品（论坛） 3.体训全勤奖品 4.冬至小组特别纪念品 5.冬至晚会纪念品 | ||||
引导员绶带 | 12.15 | 视引导员人数而定，三到四条 | ||||
秘书小组 | 会员报名 | 12.6（周一） 上午九点 | 12.10（周五） 晚上10点 | 12.12上午统计好名单、按校区和新老会员分、是否清真分名单。 1.秘书小组设计报名吧格式内容（内容包括“校区+是否会包饺子+是否清真、是否有饮食禁忌+其他要求”等，务必完善） 2.编辑报名通知，待审核无遗漏后发给各校区小秘 3.6号9:00报名开始，10号晚上22：00报名截止。 4．各校区小秘根据实际情况标注饮食禁忌（尤其是在报名吧上未表明的清真情况） 5、总秘负责审核报名吧内容 | 组长 赵尚祁 | |
节目征集和审核 | 12.06（周一） | 12.10中午12:00（周五） | 12.11号中午12:00前统计好节目、12号安排排练和审核 1.个人、团体皆可，表演形式不限，但要考虑到设备有限。 2.12.11前将表演者及其联系方式、表演内容发给总负责，并且每个节目有一个指定负责人，每个校区至少一个节目 3.秘书组组长制作征集节目公告，之后下发各校区小秘，统一发公告。 各校区小秘在体训、群里可鼓励引导报名晚会并征集节目 | |||
主持人招募 | 12.06 | 12.10（周五） | 1.各校区小秘发公告进行主持人招募，若报名人数过多则进行审核 2.对主持人的控场能力，临场应变能力，撰稿能力有一定要求 | |||
问候老会员 | 12.13 | 12.21 | 以电子邮件或者电子贺卡的形式发出问候和邀请（仅向不能到场的老会员发送），视情况、整理名单和联系方式、统一发送 | |||
统计各校区全勤人数和名单，向外联反馈便于准备奖品 | 12.12 | |||||
打印桌号、节目单等 | 12.15 | 桌号张贴在桌子上 | ||||
统计报名费用、上交总密 | 12.15 | 收取多少报名费暂时待定 | ||||
标桌号纸的准备 | 12.15 | 25张应急 | ||||
备注：12.6日开始，公告较多，要合理安排公告顺序，整理公告内容，避免内容遗漏和重复 | ||||||
主持人（4人） | 负责主持稿撰写 | 12.09 | 12.15 | 熟悉晚会流程、及时与总负责和其他主持沟通 | ||
团支书 | 节目审核场地申请 | 12.12（周日） | 刘舒婷 | |||
联系车协指导老师、体院书记等 | 12.06 | |||||
会长 | 联系不在校老会员，拍一段祝福视频发回来 | 孙嘉伟 | ||||
邀请一部分老会员 | ||||||
总策划 | 统筹前期准备工作和晚会现场相关事宜 | 1.与小组组长做好沟通 2.及时根据进度催ddl | ||||
论坛锦鲤抽奖发帖 | 12.07（周二） | 12.17日19：00 | 1.12.17日20:30开奖，根据楼数抽签决定一名锦鲤获得全部奖品 2.开奖后由各校区执行收集本校区奖品，交由锦鲤所在校区执行发放，务必落实 | |||
冬至筹办小组 | 第一次会议（线上） | 11.21（周日）晚20:30-21:30 | 地点：线上 | |||
第二次会议（线上） | 12.17 晚21:30 | 地点：线上 | ||||
备注：1.冬至晚会由中心主办、洪西协办、故所有中洪西执委会成员都将自动归为冬至小组，会负责具体任务，同时负责本校区相关秘书、宣传、外联事务的管理（实践自动归为外联组，所有执行负责本校区冬至总事务） 2.各校区执委会成员要密切关注本校区干事及冬至小组成员的任务完成情况，根据ddl及时询问进度，并向秘书、外联、宣传、总负责汇报 3.落实责任到人的原则，总负责将会把任务单独详细地发送至小组的负责人，每个小组的负责人则要分好执委会成员和冬至小组成员的具体任务，每个人要提高办事效率，做好自己的分内工作 | ||||||
时间 | 流程 | 负责人 | 备注 | 前期准备 |
16：00前 | 会场布置完成 | （场地清理、各桌物资——纪念品提前按桌分好）（桌号、节目单） | 1.召集当日有时间的冬至小组成员负责晚会的前期准备任务 2.节目14:00开始进行排练，16:00前排练两次 3.海报、桌椅、餐具、洗手间、食材、小料、与店家的沟通要到位 | |
16：00前 | 舞台布置完成 | （灯光、背景、装饰）（设备调试）（微信上墙） | 装饰品、微信上墙熟练操作、简易设计 | |
16：00---17：00 | 入场、签名、入座、暖场视频 | 签名引导 入座引导 | 签名墙、暖场视频、各色签字笔、分桌表 | |
16：50——17:00 | 暖场词、开场、 引导上墙 | 主持人开场白、引导上墙 | 微信上墙、提前两周主持人招募，提前一周主持人排练、完成主持稿 | |
17：00——17：15 | 分批引导洗手 | 专人引导，分桌进行 | ||
17：30 | 开始包饺子计时赛 （规则：在规定时间内（如一分半），比哪一桌包的更多） | 主持人开始控场、各桌安排负责人，负责人要清楚游戏规则，提前分好所需食材 | 包饺子的工具、饺子馅、饺子皮等 | |
17：45 | 包饺子结束，开始煮饺子 | 统一结束、负责人清点饺子数量，交由主持人宣布结果，由本桌负责人上台领奖 | 联系好餐厅煮饺子，保证每桌平均分配，并且量足，提前上好醋、生抽等调料 | |
17：50——18：10 | 煮饺子上饺子 | |||
18：05——18：15 | 老会员、会长致辞 | 联系老会员 | ||
18：15——20：00 | 晚会正式开始、开始节目表演、中间穿插两次抽奖，催场要有专门人员，负责通知下一个节目的人下台等候 | 纪念品奖品准备 | ||
20：00——20：15 | 最后颁发全勤奖、分发冬至小组成员特别纪念品 | |||
20:15-20:30 | 晚会结束、合照、清场、各校区带回 |
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呜呜我找了好久的呢把周围两公里的一个圈圈都找过来了哭哭| 欢迎光临 山东大学自行车协会论坛 (http://bbs.casdu.cn./) | Powered by Discuz! X3.2 |